Como Hacer Una Acta De Constitucion De Proyecto?
7 Pasos Sencillos Para Crear un Acta de Constitución del Proyecto – Como Gerente de Proyectos Digitales (Digital Project Manager), tu trabajo no es solo administrar un proyecto hasta su finalización, sino también asegurarte de que el equipo esté al tanto de lo que debe hacerse, quién debe hacerlo y cuándo.
El porqué es igual de importante, puesto que así el equipo tendrá una idea de la misión y aceptará los criterios generales de éxito. El contexto es lo más importante y debe establecerse desde el principio. En última instancia, como Gerente de Proyectos Digitales, eres es el entrenador que reúne a un equipo de expertos y es extremadamente importante proporcionarles los detalles necesarios para que tengan éxito.
Si aún no sabes cómo hacer una acta constitutiva de un proyecto, estás en el lugar correcto. En vez de crear un modelo complejo, esta guía de creación de acta constitutiva se centrará en las secciones o partes de un acta constitutiva de un proyecto, con un enfoque en la gerencia o dirección de proyectos digitales (digital project management),
¿Qué grupo de proceso culmina con la entrega del acta de constitución del proyecto?
El acta de constitución del proyecto es el hito que culmina la fase de inicio del proyecto y a su vez es el principal vínculo con el grupo de procesos de la fase de planificación.
¿Quién firma el acta de constitución del proyecto?
Queremos facilitarle el diligenciamiento y la presentación de las actas sujetas a inscripción en el Registro Mercantil y, con ello, evitar la devolución de las mismas. – Recuerde: Según la Resolución de la SIC 64274 de 2009, el acta debe estar firmada por el presidente y el secretario.
- Cuando no se señala el número de votos mediante el cual se aprobó la decisión (mayoría o unanimidad).
- Cuando falta la aceptación de las personas nombradas.
- Cuando no hay manifestación expresa en el texto del acta que el acta fue aprobada.
- Cuando no se paga la totalidad de los derechos de inscripción y/o impuesto de registro por los diferentes actos.
- Cuando el acta no contiene la constancia de firma de presidente y secretario.
- Cuando no hay información que permita establecer el cúorum deliberatorio.
- Cuando el acta contiene el nombramiento de personas en cargos no creados en los estatutos.
- Cuando en el acta se presenta sin el reconocimiento de firma y contenido ante notario o en la presentación personal del presidente y secretario de la reunión.
× Costos Para inscripción de actas, es necesario el pago de derecho de inscripción e impuesto de registro.
Nombramientos. Se deben pagar derecho de inscripción e impuesto de registro por cada nombramiento, por cada órgano nombrado (Ej. Junta directiva, representantes legales, etc.). En este caso, el impuesto de registro de cada acto (nombramiento de cada órgano) corresponde al pago de impuesto sin cuantía.
Reformas. Debe pagarse un derecho de inscripción e impuesto de registro por todas las reformas. El impuesto de registro puede corresponder a un acto con cuantía o a un acto sin cuantía, dependiendo de si la reforma representa un valor económico.
Órgano que se reúne La CCB debe comprobar que el órgano que se reúna sea el facultado para tomar las decisiones. Esta verificación se lleva a cabo de acuerdo con las previsiones de los estatutos y en subsidio frente a la ley. Además, se debe verificar en su registro que el órgano que se reúne está inscrito.
- Ordinaria
- Extraordinaria
- Por derecho propio
- De segunda convocatoria
- No presencial
Para las reuniones especiales, tenga en cuenta que debe indicar las condiciones especiales que dieron origen a las mismas y cómo se desarrollaron. Fecha de la reunión El acta debe indicar de manera expresa la fecha de la reunión. Esta información es necesaria para verificar si la reunión cumplió con los estatutos o la ley en materia de antelación de la convocatoria.
- El medio igual = cómo
- El órgano = quién la realizó
- La antelación = cuándo
El acta debe contener esa información y la misma debe ser consistente con los estatutos o la ley. Cuórum deliberatorio
- Deben relacionarse las personas que asistieron a la reunión para verificar si asistió el cuórum deliberatorio.
- Si es acta de junta directiva, los nombramientos de dicho órgano deben estar previamente inscritos en el registro mercantil.
- Si es acta de junta de socios, deben estar inscritas las reformas de capital que haya tenido la sociedad y las cesiones de cuotas hechas con anterioridad a las fechas en que se hace el nombramiento.
- En sociedades por acciones debe estar previamente inscrito el capital suscrito y pagado de la compañía.
Mayorías En cada punto tratado en la reunión se debe dejar constancia de quiénes votaron y los votos emitidos a favor y en contra. Cuando esta información no consta en el acta, la decisión correspondiente no puede ser inscrita. Este es uno de los errores más frecuentes que impiden la inscripción de actas por parte de la CCB.
Aprobación del texto del acta Sin importar que cada punto del acta esté aprobado o no, el acta debe mencionar de manera expresa que su texto fue aprobado por los asistentes o por la comisión nombrada para esos efectos. La ausencia de esta manifestación impide la inscripción del acta, y es una de las causales de devolución más frecuentes en materia de actas.
Firma de autenticación El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal, con reconocimiento de firma y contendido ante notario o presentación personal de cada uno. (Resolución 64274 de 2009 SIC) Constancia de aceptación La Circular Única de la SIC exige, para inscribir los nombramientos, que exista constancia de la aceptación de las personas nombradas.
- Esta norma exige además el documento de identidad de tales personas.
- La constancia de aceptación puede estar contenida en el texto de acta cuando las personas nombradas están presentes en la reunión.
- Este requisito también se puede cumplir acompañando al acta con las comunicaciones de las personas nombradas, manifestando su aceptación.
Consistencia entre el cargo creado y el nombramiento Cuando se nombra a un administrador o representante legal, el cargo nombrado debe coincidir en su denominación, con el cargo correspondiente de los estatutos de la sociedad. Las inconsistencias entre el cargo creado estatutariamente y el nombramiento impiden que la CCB proceda a la inscripción del nombramiento, y constituyen uno de los errores más frecuentes de nuestros clientes al momento de solicitar la inscripción de actas.
¿Cuáles son los 5 grupos de procesos?
En términos generales, los proyectos necesitan cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre. Se conocen como los grupos de procesos del PMBOK (guía de los fundamentos para la dirección de proyectos). Aunque se usa mucho, esta forma de gestión de procesos a menudo puede resultar confusa para los responsables y los miembros del equipo que no estén muy familiarizados con la gestión formal de proyectos,
¿Qué incluye el acta de constitución de un proyecto empresa?
El contenido de este artículo ha sido actualizado en referencia a los cambios al Acta de constitución de proyecto establecidos por el PMBOK 6. Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo.
- Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la organización.
- El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.
Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto. Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.
¿Cuándo se prepara la carta constitutiva del proyecto?
Acta de Constitución del Proyecto: autoriza el Proyecto – El Acta de Constitución del Proyecto es la base y la autorización del proyecto que queremos iniciar. No sólo contiene el nombre del director/a del proyecto, sino que documenta los requisitos de alto nivel e iniciales destinados a satisfacer las necesidades y expectativas de sus interesados.
Ningún proyecto debe comenzar sin Acta de Constitución de Proyecto. Al ser el primer documento, en el grupo de procesos de inicio del proyecto, será clave para los momentos posteriores. Cuando nuestro proyecto y todas las actividades se vayan desglosando en elementos más pequeños, nos servirá para comprobar que son coherentes con los objetivos iniciales marcados, así como con los objetivos estratégicos de la organización.
Con los que siempre deberá estar alineado nuestro proyecto.